Dirigir un negocio ya es bastante difícil, pero cuando los clientes no pagan a tiempo, las cosas pueden complicarse aún más. Las facturas impagas pueden ralentizar su flujo de caja y perseguir dinero puede resultar incómodo. Pero no te preocupes, hay maneras de manejar esto, especialmente si estás ocupado con otras preocupaciones y tula producción está aumentando.
Todos sabemos que tratar con los clientes nunca es fácil y, a veces, es posible que incluso se enojen contigo. Si ese es tu caso, te sugerimos leeresta publicación sobre cómo tratar con clientes descontentos antes de continuar con el de aquí abajo.
A continuación se ofrecen cinco consejos sencillos que le ayudarán a cobrar dinero de los clientes que no pagan, sin provocar resentimientos.
1. Establecer reglas claras desde el principio
La mejor manera de evitar problemas de pago es siendo claro desde el principio. Asegúrese de que sus clientes sepan cuándo deben pagar y qué sucede si llegan tarde. Agregar un cargo por pago atrasado puede darles una motivación adicional para pagar a tiempo.
Qué hacer:
- Utilice un contrato: Cada trabajo o venta debe venir con un acuerdo que explique cuándo vencen los pagos y qué pasará si se retrasan.
- Enviar recordatorios: Recuerde a los clientes su pago una semana antes de la fecha de vencimiento y nuevamente en la fecha de vencimiento.
Al ser claro desde el principio, es menos probable que los clientes retrasen sus pagos.
Qué decir:
"Hola [Nombre del cliente], solo para confirmar, nuestras condiciones de pago son de 30 días a partir de la fecha de la factura. También tenemos un cargo por pago atrasado de [cantidad] si los pagos se retrasan. ¿Eso funciona para usted?"
2. Haga un seguimiento de inmediato
Si un pago se retrasa, no espere demasiado para comunicarse. A veces ha habido un error o el cliente puede haberlo olvidado, especialmente en casos como Net 30 o Net 60, donde pasa demasiado tiempo hasta la siguiente fecha de vencimiento del pago. Comuníquese con ellos de manera rápida pero cortés para recordarles sobre el pago.
Qué hacer:
- Enviar un correo electrónico de recordatorio: Un correo electrónico amigable puede ayudar a llamar la atención de los clientes sin hacerlos sentir mal. Supongamos que ha olvidado el pago al escribir el correo electrónico, y también puedes adjuntar una copia de la factura a este correo electrónico, facilitándole el pago.
- Hacer una llamada telefónica: Si los correos electrónicos no funcionan, intente llamar. Una llamada telefónica rápida a menudo puede resolver el problema más rápido que esperar una respuesta por correo electrónico.
Sea cortés y profesional: su objetivo es que le paguen, no perder un cliente.
Qué decir en un correo electrónico:
"Hola [Nombre del cliente], espero que estés bien. Solo quería enviarte un recordatorio rápido de que el pago de la factura [#] vencía el [fecha]. ¿Podrías decirme cuándo podemos esperar el pago? Si necesitas ayuda o tienes preguntas, no dudes en comunicarte con nosotros".
Qué decir en una llamada telefónica:
"Hola [Nombre del cliente], soy [Su nombre] de [Su empresa]. Quería verificar la factura que le enviamos el [fecha]; parece que está vencida. Solo quería ver si todo está bien y cuándo podemos esperar el pago".
Este enfoque es amigable pero claro que se espera el pago pronto.
Para este caso particular, puedes sobrecomunicarte durante una o dos semanas si lo crees necesario, antes de continuar con el paso número 3.
El objetivo es establecer una comunicación clara, comprobar lo sucedido y asegurarse de que sepa que el pago está retrasado.
3. Ofrecer planes de pago
Pregunte a sus clientes por qué no pagan. ¿Están de vacaciones? ¿Han cambiado a otro proveedor de facturación o servicio bancario y necesitan más tiempo? Y también, a veces, los clientes no pueden pagar porque tienen poco dinero.
En este caso, ofrecer un plan de pago puede resultar útil. De esta manera, podrán pagarle a lo largo del tiempo en lugar de pagarlo todo de una vez.
Qué hacer:
- Discutir un plan de pago: Comuníquese y ofrézcase dividir el pago en varios meses o en pagos más pequeños que se ajusten a su presupuesto.
- Consíguelo por escrito: Asegúrate de tener todo escrito para que no haya confusiones más adelante.
Ofrecer un plan de pago demuestra que estás dispuesto a trabajar con ellos, pero asegúrate de establecer algunos límites.
Qué decir:
"Hola [Nombre del cliente], entiendo que las cosas pueden estar difíciles en este momento. ¿Sería útil si estableciésemos un plan de pago? Podríamos dividir el total en pagos más pequeños que usted pueda administrar más fácilmente. Déjeme saber si le parece una buena opción".
Esto demuestra que está dispuesto a trabajar con ellos, pero aún así tiene claro que espera recibir un pago a lo largo del tiempo.
4. Ofrezca un descuento por pago rápido.
Otra forma de fomentar el pago rápido es ofreciendo un pequeño descuento si pagan de inmediato. Es más probable que algunos clientes paguen si pueden ahorrar un poco de dinero.
Qué hacer:
- Ofrecer un descuento: Ofrezca un pequeño descuento, como del 5 al 10 %, si pagan dentro de uno o dos días.
- Crear urgencia: Haga que el descuento sea urgente para que sientan la necesidad de pagar rápidamente.
Un pequeño descuento puede valer la pena para evitar la molestia de estar pendiente de los pagos durante semanas.
Qué hacerdecir:
"Hola [Nombre del cliente], nos encantaría liquidar su cuenta lo antes posible. Si puede realizar el pago antes de [fecha específica], estaremos encantados de ofrecerle un descuento del [5-10 %] sobre el monto total. ¡Avíseme si esto funciona para usted!"
Esto anima al cliente a pagar ahora, en lugar de dejar que la factura siga ahí.
5. Utilice una agencia de cobranza
Si nada más funciona y el cliente aún no paga, es posible que deba contratar una agencia de cobranza. Estas empresas se especializan en cobrar facturas impagas para empresas.
Qué hacer:
- Encuentre una buena agencia: Busque agencias de cobranza para encontrar una que se adapte a sus necesidades.
- Comprenda el costo: Las agencias de cobranza generalmente toman un porcentaje del dinero que recaudan, así que prepárese para perder un poco de lo que se debe.
Usar una agencia de cobros debería ser su último recurso, pero puede ayudar si nada más funciona.
Qué decir justo antes de elegir utilizar una agencia de cobros:
"Hola [Nombre del cliente], hemos intentado comunicarnos con usted varias veces con respecto al pago vencido de la factura [#]. Si no recibimos noticias suyas antes del [fecha específica], tendremos que remitir este asunto a una agencia de cobros. Preferiríamos resolver esto directamente, así que comuníquese con nosotros lo antes posible".
Este mensaje es firme pero le da al cliente una última oportunidad de pagar antes de tomar más medidas.
Pensamientos finales
Cobrar dinero de clientes que no pagan nunca es divertido, pero con estos sencillos pasos podrás hacerlo más fácilmente.
Sea claro acerca de sus reglas de pago, haga un seguimiento rápido y ofrezca opciones flexibles cuando sea necesario. De esta manera, protegerá su negocio y mantendrá todo funcionando sin problemas.
Además, considere agregar cargos por pagos atrasados a sus contratos futuros para estimular a los clientes a pagar a tiempo y brindarle márgenes para negociar descuentos si, en cualquier caso, todavía están atrasados.
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