Quando se trata de concluir trabalhos em uma loja ouentregar projetos com mais rapidez, um bom gerenciamento de projetos é o segredo do sucesso.
E na maioria das vezes, você, dono da loja, é o responsável por gerenciar os projetos da sua loja.
Esteja você instalando bancadas, trabalhando em uma loja ou lidando com uma equipe multitarefa, seu trabalho como gerente de projeto é manter tudo sob controle e garantir que os prazos sejam cumpridos.
Mas o que constitui um bom gerenciamento de projetos? Como medir se você está fazendo um bom trabalho na gestão de sua equipe ou não?
Neste post falaremos um pouco sobre as principais características, problemas comuns que podem acontecer quando essas características passam despercebidas e maneiras simples de melhorar cada uma delas.
Acompanhe e vamos explorá-los juntos!
1. Comunicação clara
Por que é importante:
Uma boa comunicação significa que todos sabem o que fazer e quando fazer. Também ajuda a evitar erros que podem custar tempo ou dinheiro, ou até mesmo trazer má reputação em alguns casos.
Problemas comuns se você não se comunicar claramente:
Se as instruções não forem claras, os trabalhadores poderão não conhecer as suas tarefas, os materiais poderão não chegar a tempo ou o trabalho poderá não satisfazer as expectativas do cliente.
Observe que é importante não só se comunicar com sua equipe, mas também com seus fornecedores e até com os clientes.
Sim, sabemos que às vezes o cliente pode ficar irritado e chateado, principalmente se as suas expectativas não forem atendidas. Para ter mais ferramentas sobre como lidar com eles nesses casos, sugerimos que você leia este post sobre7 maneiras de lidar com clientes insatisfeitos e como fazê-los felizes.
Como melhorar sua comunicação:
- As reuniões diárias podem ajudar você a entender como está o andamento de cada projeto e como cada um está lidando com suas tarefas.
- Reservar de 5 a 10 minutos com sua equipe para obter insights sobre problemas e soluções gerais pode ajudá-lo a acelerar o processo de produção.
- As mensagens de feedback são ótimas! Verifique se todos entenderam. Você pode pedir-lhes que repitam o plano e vejam se acertam.
- As ferramentas de software são ótimas para que mesmo que o funcionário perca a informação no momento em que ela é dita, ele possa consultá-la posteriormente se necessário.
E como o SlabWare pode ajudar:
O SlabWare permite que você e sua equipe mantenham um histórico de comentários em seus pedidos, garantindo que todos estejam na mesma página.
Você também pode enviar os orçamentos e layouts do projeto diretamente para o seu cliente por e-mail, para que ele saiba do que você está falando ao descrever seu projeto.
Só para reforçar: isso pode evitar muitos mal-entendidos dispendiosos!
2. Boa Organização
Por que é importante:
Um projeto bem organizado tem um bom fluxo, o que vai te ajudar a economizar tempo e evitar desperdício de esforço e retrabalho.
Simplifique processos e tente entender o que funciona melhor para sua equipe em cada etapa de cada projeto. A organização a que nos referimos aqui não é apenas para você, mas também para todos os envolvidos.
Problemas comuns se você for desorganizado:
Se o projeto for desorganizado, os trabalhadores podem esperar muito tempo por tarefas que não dependem deles, ou perder tempo procurando ferramentas durante a produção, os materiais encomendados podem desaparecer ou os prazos podem não ser cumpridos.
Como melhorar a organização geral:
- Faça uma lista de verificação de tarefas antes do início do projeto.
- Mantenha as ferramentas e os materiais em um só lugar e rotule-os de forma clara.
- Planeje o dia com antecedência e ajuste conforme necessário.
- Use o Job Tracker do SlabWare para garantir que todos estejam realizando suas respectivas tarefas.
E como o SlabWare pode ajudar:
Com o nossoRecurso Rastreador de Trabalho, você pode garantir que todos estejam na mesma página. Você podedefinir um fluxo de trabalho para novos orçamentos e faturas, portanto, ao criar uma delas, o sistema criará automaticamente todas as tarefas e as enviará para a agenda de cada responsável.
Dessa forma, todos têm sua lista de tarefas no aplicativo e você, como gerente de projeto, pode ver o que cada um de seus funcionários está fazendo, o que fizeram e o que precisam fazer!
Você vai se surpreender com quanto tempo pode economizar e quanto pode aumentar sua produtividade simplesmente organizando a agenda de sua equipe.
3. Solução de contratempos ao longo do projeto
Por que é importante:
As coisas nem sempre saem como planejado. Um bom gerente de projetos sabe como resolver problemas rapidamente e manter o projeto em andamento, apesar dos contratempos no caminho.
Lembre-se que este ponto pode afetar muito o cumprimento ou não dos prazos.
Problemas comuns envolvendo situações imprevistas:
Se pequenos problemas não forem resolvidos quando aparecerem, eles poderão se transformar em problemas maiores. Por exemplo, um atraso em uma tarefa pode atrasar todo o projeto – e até mesmo outros projetos, já que seu funcionário estará ocupado resolvendo o contratempo e não conseguirá avançar.
Confira esta postagem do blog sobre7 erros mais comuns que os instaladores de bancada cometem. Sabemos que você perdeu dinheiro com um desses, então confira!
Melhor prevenir do que remediar!!
Como melhorar as habilidades de resolução de problemas da sua equipe para lidar com esses casos:
- Fique calmo quando as coisas derem errado. Ficar bravo com seus funcionários, fornecedores, clientes, etc. só fará com que eles se sintam mal ou irritados e piorem o problema.
- Divida os grandes problemas em etapas menores e resolva-os um de cada vez. Se precisar, chame um trabalhador para ajudá-lo com isso – mas tente manter o projeto funcionando e inalterado tanto quanto possível.
- Se você ficou sem ideias ou não tem certeza de qual é a melhor, converse com sua equipe para encontrarmos juntos a melhor solução.
E como o SlabWare pode ajudar
Oferecemosintegração e treinamento gratuitos para seus funcionários e para você mesmo.
Garantir que todos conheçam a plataforma com a qual você está trabalhando tanto quanto conhecem seu próprio trabalho pode ajudá-los a ter ideias e ajudar uns aos outros em suas funções – resolvendo situações que podem levar a problemas antes mesmo de chegarem até você.
Uma equipe bem treinada combina perfeitamente com uma equipe que possui boa comunicação entre seus integrantes.
E se você ainda estiver em dúvida quanto à implementação de software, sugerimoseste post sobre 7 grandes problemas que as empresas enfrentam ao implementar software. Saber o que você procura sempre pode economizar seu tempo.
4. Gestão do tempo
Por que é importante:
Organização e gerenciamento de tempo geralmente andam juntos. Afinal, o principal motivo para organizar sua loja é administrar melhor o seu tempo.
Existem detalhes que podem te ajudar a não perder tanto tempo com seus projetos, e a melhor dica possível é: converse com sua equipe! Entenda as dificuldades que seus colaboradores enfrentam em cada etapa do seu processo produtivo e trabalhem juntos para encontrar a melhor solução para toda a equipe ou para facilitar essa etapa.
Problemas comuns que surgem como consequência de um tempo mal administrado:
Sem gerenciamento de tempo, as tarefas podem demorar muito, os funcionários podem ficar entediados e os prazos podem ser perdidos – novamente levando a uma má reputação para sua loja e para você. O trabalhador que faz o corte pode estar perdendo muito tempo procurando o documento com as medidas do corte, ou utilizando uma serra que não está funcionando como deveria.
Converse com sua equipe para descobrir quais problemas eles podem ter.
Como melhorar:
- Estabeleça prazos claros para cada tarefa e cada parte do projeto. Certifique-se de que todos recebam sua parte e trabalhem para cumprir esses prazos.
- Acompanhe o tempo à medida que o dia passa para permanecer dentro do cronograma.
- Se uma tarefa demorar mais do que o esperado, ajuste o plano para compensar. Talvez outro trabalhador disponível que tenha concluído as suas próprias tarefas? Outro projeto que está adiantado e pode faltar um trabalhador para aquele que está atrasado?
E como o SlabWare pode ajudar:
Job Tracker é a ferramenta que você precisa para controlar o progresso do seu trabalhador em suas tarefas. Você vê o que cada um está fazendo, o prazo de cada tarefa e como estão indo.
Se você já teve problemas com gerenciamento de tempo, esta é a solução que você precisa!
5. Construindo uma equipe forte
Por que é importante:
Uma equipe que trabalha bem em conjunto realiza o trabalho com mais rapidez e menos erros. Aproveite para motivar sua equipe, isso levará o trabalho adiante.
Problemas comuns quando o projeto não conta com uma equipe forte e unida:
Se os trabalhadores não se derem bem ou não se sentirem apoiados, poderão não dar o seu melhor, levando a atrasos ou a um trabalho de má qualidade.
Motivação é a palavra-chave aqui.
Como deixar sua equipe mais motivada:
- Trate todos os trabalhadores com respeito. Se você pode elogiar alguém, faça-o publicamente – por outro lado, se tiver críticos, faça-o em privado, onde apenas você e as pessoas envolvidas possam ouvir.
- Incentive o trabalho em equipe pedindo ideias, dando feedback e dando crédito pelo bom trabalho.
- Resolva conflitos de forma rápida e justa.
Considerações finais: você se sente um bom gerente de projetos?
Um bom gerenciamento de projetos envolve vários fatores-chave.
Você, como dono de uma loja, estará constantemente encarregado de gerenciar os projetos e poderá aperfeiçoar suas habilidades com o tempo – sabendo o que está fazendo de errado e trabalhando em seus pontos fracos para torná-los fortes.
Quando você gerencia bem um projeto, todos ganham: sua equipe, seus clientes e sua empresa.
Em todas as partes do processo, o SlabWare é seu melhor amigo.
Por ser um sistema completo e multifuncional, fica mais fácil para você encontrar informações, gerenciar seus pedidos, estoque e produtos, além de cuidar de toda sua equipe e sua produção.
Job Tracker é o nosso recurso de agendamento, com a vantagem de ter sido especialmente projetado para os processos da sua bancada e adaptado para isso!
Experimente o SlabWare gratuitamente agora ouagende uma demonstração online com nossa equipe!
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