Administrar uma empresa já é bastante difícil, mas quando os clientes não pagam em dia, isso pode tornar as coisas ainda mais difíceis. Contas não pagas podem retardar seu fluxo de caixa, e correr atrás de dinheiro pode parecer estranho. Mas não se preocupe, existem maneiras de lidar com isso, especialmente se você estiver ocupado com outras preocupações e com seusa produção está aumentando.
Todos nós sabemos que lidar com clientes nunca é fácil e, às vezes, eles podem até ficar bravos com você. Se for esse o seu caso, sugerimos que leiaesse post sobre como lidar com clientes insatisfeitos antes de prosseguir com aquele aqui embaixo.
Aqui estão 5 dicas simples para ajudá-lo a receber dinheiro de clientes que não pagam – sem causar ressentimentos.
1. Estabeleça regras claras desde o início
A melhor forma de evitar problemas de pagamento é ser claro desde o início. Certifique-se de que seus clientes saibam quando precisam pagar e o que acontece se atrasarem. Adicionar uma taxa de atraso pode dar-lhes motivação extra para pagar em dia.
O que fazer:
- Use um contrato: Todo trabalho ou venda deve vir com um acordo que explique quando os pagamentos vencem e o que acontecerá se atrasarem.
- Enviar lembretes: Lembre os clientes sobre o pagamento uma semana antes do vencimento e novamente na data de vencimento.
Sendo claros desde o início, os clientes têm menos probabilidades de atrasar os seus pagamentos.
O que dizer:
"Olá, [Nome do cliente], só para confirmar, nossas condições de pagamento são de 30 dias a partir da data da fatura. Também cobramos uma taxa de atraso de [valor] se os pagamentos atrasarem. Isso funciona para você?"
2. Acompanhe imediatamente
Se um pagamento atrasar, não espere muito para entrar em contato. Às vezes, ocorreu um erro ou o cliente pode ter esquecido – especialmente em casos como Net 30 ou Net 60, em que demora muito até a próxima data de vencimento do pagamento. Contate-os de forma rápida, mas educada, para lembrá-los do pagamento.
O que fazer:
- Envie um e-mail de lembrete: Um e-mail amigável pode ajudar a chamar a atenção dos clientes sem fazê-los se sentir mal. Suponha que ele tenha esquecido o pagamento ao escrever o e-mail, e você também pode anexar uma cópia da fatura a este e-mail, facilitando o pagamento.
- Faça uma ligação: Se os e-mails não funcionarem, tente ligar. Muitas vezes, um telefonema rápido pode resolver o problema mais rapidamente do que esperar por uma resposta por e-mail.
Seja educado e profissional – seu objetivo é ser pago e não perder um cliente.
O que dizer em um e-mail:
"Olá, [Nome do cliente], espero que você esteja bem. Queria apenas enviar um rápido lembrete de que o pagamento da fatura [#] vence em [data]. Você poderia me informar quando podemos esperar o pagamento? Se precisar de ajuda ou tiver dúvidas, sinta-se à vontade para entrar em contato."
O que dizer em uma ligação:
"Olá, [nome do cliente], aqui é [seu nome], da [sua empresa]. Queria verificar a fatura que enviamos a você em [data] — parece que está vencida. Só queria ver se está tudo bem e quando podemos esperar o pagamento."
Esta abordagem é amigável, mas deixa claro que o pagamento é esperado em breve.
Para este caso específico, você pode se comunicar excessivamente por uma ou duas semanas se achar necessário, antes de prosseguir para o passo número 3.
O objetivo é estabelecer uma comunicação clara, verificar o que aconteceu e garantir que ele saiba que o pagamento está atrasado.
3. Oferecer planos de pagamento
Pergunte a seus clientes por que eles não estão pagando. Eles estão de férias? Eles mudaram para outro provedor de cobrança ou serviço bancário e precisam de mais tempo? E também, às vezes, os clientes não podem pagar porque estão com pouco dinheiro.
Nesse caso, oferecer um plano de pagamento pode ajudar. Dessa forma, eles podem pagar você ao longo do tempo, em vez de pagar tudo de uma vez.
O que fazer:
- Discuta um plano de pagamento: Entre em contato e ofereça-se para dividir o pagamento em vários meses ou pagamentos menores que caibam em seu orçamento.
- Faça isso por escrito: Certifique-se de ter tudo anotado para que não haja confusão mais tarde.
Oferecer um plano de pagamento mostra que você está disposto a trabalhar com eles, mas certifique-se de estabelecer alguns limites ainda.
O que dizer:
"Olá, [nome do cliente], entendo que as coisas podem estar apertadas no momento. Ajudaria se definissemos um plano de pagamento? Poderíamos dividir o total em pagamentos menores que você possa gerenciar com mais facilidade. Informe-nos se isso parece uma boa opção para você."
Isso mostra que você está disposto a trabalhar com eles, mas ainda está claro que espera o pagamento ao longo do tempo.
4. Dê desconto para pagamento rápido
Outra forma de incentivar o pagamento rápido é oferecer um pequeno desconto caso paguem na hora. Alguns clientes são mais propensos a pagar se puderem economizar um pouco de dinheiro.
O que fazer:
- Ofereça um desconto: Dê um pequeno desconto, como 5 a 10%, se eles pagarem dentro de um ou dois dias.
- Criar Urgência: Torne o desconto urgente para que eles sintam a necessidade de pagar rapidamente.
Um pequeno desconto pode valer a pena para evitar o trabalho de correr atrás dos pagamentos por semanas.
O quediga:
"Olá, [nome do cliente], adoraríamos liquidar sua conta o mais rápido possível. Se você puder efetuar o pagamento até [data específica], teremos prazer em oferecer um desconto de [5-10%] sobre o valor total. Deixe-me saber se isso funciona para você!"
Isso incentiva o cliente a pagar agora, em vez de deixar a fatura continuar parada.
5. Use uma agência de cobrança
Se nada mais funcionar e o cliente ainda não pagar, pode ser necessário contratar uma agência de cobrança. Essas empresas são especializadas na cobrança de contas não pagas de empresas.
O que fazer:
- Encontre uma boa agência: Pesquise agências de cobrança para encontrar uma que atenda às suas necessidades.
- Entenda o custo: As agências de cobrança geralmente recebem uma porcentagem do dinheiro que arrecadam, então esteja preparado para perder um pouco do que é devido.
Usar uma agência de cobrança deve ser seu último recurso, mas pode ajudar se nada mais funcionar.
O que dizer antes de optar por contratar uma Agência de Cobrança:
"Olá, [nome do cliente], tentamos entrar em contato com você várias vezes sobre o pagamento atrasado da fatura [#]. Se não recebermos uma resposta sua até [data específica], teremos que encaminhar o assunto para uma agência de cobrança. Preferimos resolver isso diretamente, então entre em contato conosco o mais rápido possível."
Esta mensagem é firme, mas dá ao cliente uma última chance de pagar antes de você tomar outras medidas.
Considerações Finais
Coletar dinheiro de clientes que não pagam nunca é divertido, mas com essas etapas simples você pode lidar com isso com mais facilidade.
Seja claro sobre suas regras de pagamento, faça um acompanhamento rápido e ofereça opções flexíveis quando necessário. Dessa forma, você protegerá seu negócio e manterá tudo funcionando perfeitamente.
Além disso, considere adicionar taxas de atraso aos seus contratos futuros para estimular os clientes a pagar em dia – e dar-lhe margens para negociar descontos se, de qualquer forma, eles ainda estiverem atrasados.
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